HÚra­sskjalasafni­ ß Akureyri

Grisjun Með grisjun er átt við förgun skjala úr skjalasöfnum samkvæmt lögum og reglum. Grisjun skjalasafna sveitarfélaga og stofnana þeirra er óheimil án

Ey­ubl÷­

Grisjun

Með grisjun er átt við förgun skjala úr skjalasöfnum samkvæmt lögum og reglum. Grisjun skjalasafna sveitarfélaga og stofnana þeirra er óheimil án heimildar þjóðskjalavarðar, reglna sem Þjóðskjalasafn setur eða sérákvæða í lögum.

Grisjunarreglur veita framkvæmdastjórum sveitarfélaga og forstöðumönnum stofnana sveitarfélaga, sem ábyrgðarmanna á skjalasöfnum sinna sveitarfélaga eða stofnana sveitarfélaga, heimild til að eyða þeim skjölum sem grisjunarreglurnar kveða á um. Ekki er verið að skylda sveitarfélög að grisja skjöl sín heldur einungis að veita þeim heimild til þess. Skjöl skal aðeins ónýta, að ekki sé lengur þörf fyrir þau af stjórnsýslulegum, lagalegum eða hagnýtum ástæðum. Það er á ábyrgð framkvæmdastjóra sveitarfélags, eða forstöðumanns stofnunar sveitarfélags, að grisjun sé framkvæmd eftir lögum og reglum.

Skylt er að skrá þau skjöl sem grisjuð eru og tilkynna grisjunina til viðkomandi héraðsskjalasafns. Með skráningu á grisjunarskjölum er átt við að skrá skuli flokk skjala, t.d. fylgiskjöl bókhalds 2011-2012, prófúrlausnir 2011-2016 o.s.frv. Hér fyrir neðan er eyðublað sem á skal skráð þau skjöl sem grisjuð eru hverju sinni. Eyðublaðið skal fylla út í tvíriti og staðfesta með undirskrift forstöðumanns þeirrar stofnunar eða skrifstofu sveitarfélags sem skjölin koma frá (t.d. sveitarstjórnarskrifstofu). Annað eintakið leggist upp í skjalasafn viðkomandi skjalamyndara en hitt sendist Héraðsskjalasafninu. Þetta er gert til þess að tryggja eftirlit með skjalavörslu og að öll grisjun sé tryggilega skráð.

 Skráningarblað vegna grisjunar

 


Framsetning efnis

moya - Útgáfa 1.13 2009 - Stefna ehf