Afhendingar og frágangur

Opinberir aðilar

 Sveitarfélögum er skylt að afhenda héraðsskjalasafni á sínu starfssvæði skjöl sín þegar þau hafa náð 30 ára aldri. Afhendingarskylda til héraðsskjalasafns gildir einnig um:

•allar stofnanir og nefndir á vegum sveitarfélaga (t.d. skólar og skólanefnd)
•byggðasamlög og aðra aðila sem sjá um einstök stjórnsýsluverkefni vegna samvinnu sveitarfélaga (t.d. heilbrigðiseftirlit eða byggingarfulltrúa)
•sjálfseignarstofnanir og sjóðir sem sinna einkum opinberum verkefnum
•stjórnsýsluaðila einkaréttareðlis hafi þeim á grundvelli laga verið fengið vald til þess að taka stjórnvaldsákvarðanir af hálfu ríkis eða sveitarfélags
•lögaðilar sem tekið hafa að sér rekstrarverkefni skv. 100. og 101. gr. sveitarstjórnarlaga
•lögaðila sem eru að 51% hluta eða meira í eigu sveitarfélaga (t.d. veitustofnanir)


Forstöðumaður afhendingarskylds aðila ber ábyrgð á skjalastjórn og skjalavörslu viðkomandi aðila og að unnið sé í samræmi við fyrirmæli laga og reglna þar að lútandi. Hið sama gildir um formann stjórnsýslunefndar og framkvæmdastjóra sveitarfélags. Sá sem ber ábyrgð á skjalastjórn og skjalavörslu skal varðveita málsgögn þannig að þau séu aðgengileg í samræmi við lög og reglur en jafnframt að vernda skjöl fyrir ólöglegri eyðileggingu, breytingum og óleyfilegum aðgangi.

Helstu reglur sem þjóðskjalavörður hefur sett varðandi skjalastjórn og skjalavörslu eru:

Reglur um skráningu mála og málsgagna afhendingarskyldra aðila (nr. 85/2018)

Reglur um skjalavistunaráætlanir afhendingarskyldra aðila (nr. 571/2015)

Reglur um málalykla afhendingarskyldra aðila (nr. 572/2015)

Reglur um frágang, skráningu og afhendingu pappírsskjala afhendingarskyldra aðila (nr. 573/2015)

Reglur um grisjun í skjalasöfnum sveitarfélaga og stofnana þeirra (nr. 627/2010)

 

Gerðar eru þær kröfur til afhendingarskyldra aðila að þeir skili skjölum sínum fullfrágengnum til varanlegrar vistunar. Með því er átt við að skjölin séu í viðurkenndum umbúðum, sérstökum skjalaöskjum og sýrufríum örkum, og með fylgi vönduð geymsluskrá, upplýsingar um stofnun og skjalaflokka (sjá hér neðar). Ágætar leiðbeiningar er að finna í Handbók um skjalavörslu sveitarfélaga (sjá valmynd) og einnig í leiðbeiningarriti Þjóðskjalasafns Íslands um frágang, skráningu og afhendingu pappírsskjala. Þótt það rit sé fyrir ríkisstofnanir þá gildir hið sama um sveitarfélög í langflestum tilvikum.

Hér má nálgast eyðublöð, sem þurfa að fylgja afhendingum

 

Full ástæða er til þess að hafa samband við safnið og fá leiðbeiningar varðandi fráganginn áður en ráðist er í pökkun á skjölum til afhendingar.

Þar sem sveitarfélögin á safnsvæðinu og Héraðsskjalasafnið á Akureyri hafa ekki tekið upp langtímavarðveislu á rafrænum gögnum þarf að prenta út öll skjöl sem stofnun/sveitarfélagi er skylt að varðveita.

 

Einkaaðilar

Einkaskjalasöfn eru ekki síður mikilvægar heimildir en skjöl opinberra aðila og í því ljósi eru skjöl einkaaðila kærkomin viðbót við skjöl afhendingarskyldra aðila. Þar er um að ræða skjöl einstaklinga, hjóna, fjölskyldna, jafnvel margra ættliða; einnig skjöl félaga, fyrirtækja og annarra óopinberra aðila.

Hafi einkaaðili hug á að afhenda skjöl sín til varðveislu á safninu þá er best að hafa samband við skjalaverði en það ræðst af aðstæðum og umfangi hverju sinni með hvaða hætti afhending skjalanna fer fram.

Innihaldi skjölin viðkvæmar upplýsingar getur afhendingaraðili gert samning um aðgangstakmarkanir að einkaskjalasafninu, t.d. að skjölin verði ekki aðgengileg fyrr en að ákveðnum tíma liðnum eða að leita þurfi eftir heimild afhendingaraðila til þess að skoða skjölin.